شاید برای شما پیش آمده باشد که در حال کار با برنامه‌ی آفیس بوده‌اید و ناگهان برق قطع می‌شود یا به هر دلیل ویندوز از کار می‌افتد و شاید هم به اشتباه فایلی را حذف کرده‌اید و بعدا متوجه شدید که نباید آن فایل را حذف می کردید. در این صورت ساعت ها کار سخت شما به هدر می رود.
شاید هم نه. ممکن است هنوز راهی برای بازگرداندن فایل از دست رفته داشته باشید از جمله دیدن پوشه ای که فایل های موقت در آن قرار دارند، پشتیبان گیری و یا چک کردن نسخه‌های قدیمی فایل که ممکن است برای بازیابی فایل به شما کمک کنند.
نکته: اگر به طور تصادفی چیزی که در یک سند است و هنوز باز است را حذف کرده‌اید، کلیدهای ترکیبی Ctrl+Z را فشار دهید تا متن یا تصویر از دست رفته بازگردد. استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Z در اکثر مواقع جواب می‌دهد.
به بازیابی خودکار (auto-recover) و یا نسخه پشتیبان (backup) نگاه کنید
به صورت پیشفرض آفیس گاه به گاه به صورت خودکار از اسناد باز و در حال ویرایش شما یک کپی می‌گیرد و ذخیره می کند تا در هنگام قطع برق یا دیگر مشکلات احتمالی قابل بازیابی باشد.
حالا باید فایل مورد نظر را جستجو کنید. کافی است فقط چند کلمه از نام فایل را به یاد داشته باشید یا اگر نام فایل را به یاد ندارید باید تمام اسناد word را جستجو کنید. در قسمت جستجوی ویندوز عبارت *.doc یا *.docx را تایپ کنید تا تمام فایل‌های word را برای شما به نمایش درآورد. اگر پسوند فایل شما با مثالی که ما برای شما زدیم فرق داشت، به طور مثال پسوند فایل RTF بود *.rtf را در جستجوگر ویندوز تایپ کنید. (پسوند فایل های اکسل xls یا xlsx می‌باشد و پسوند فایل های پاورپوینت ppt یا pptx است.)
اگر آموزش بالا جواب نداد و فایل را پیدا نکردید در قسمت جستجوی ویندوز عبارت.*wbk یا *.asd را تایپ کنید تا ویندوز در قسمت فایل‌های پشتیبان جستجو کند. اگر باز هم به جواب نرسیدید عبارت *.tmp یا ~*.* را تایپ کنید.
اگر نسخه ی آفیس شما 2010 یا از نسخه‌های بعد است، بر روی زبانه‌ی file کلیک کنید سپس بر روی گزینه‌ی Recent بروید و روی آن کلیک کنید و در قسمت پایین سمت راست یک لینک با نام Recover Unsaved Documents را مشاهده خواهید کرد. در این قسمت فایل‌هایی که به صورت اتوماتیک توسط آفیس ذخیره شده‌اند را می‌بینید و می توانید فایل مورد نظرتان را پیدا کنید.
بازیابی فایل‌های آفیس در صورت حذف
اگر شما ناخواسته یا اتفاقی فایلی را حذف کردید شانس زیادی برای بازگرداندن آن دارید. به خصوص اگر سریع عمل کنید.
در مرحله اول،به سطل بازیافت ویندوز رفته (باید آیکون سطل بازیافت بر روی دسکتاپ وجود داشته باشد) و فایل مورد نظر را پیدا کنید. اگر shift+delete را نزده باشید فایل را پیدا خواهید کرد.
اگر هیچ نشانه ای از فایل خود پیدا نکردید باید از نرم افزار های بازیابی فایل استفاده کنید که ما به شما Recuva را پیشنهاد می‌دهیم.
پیدا کردن یک کپی از فایل
ممکن است یک کپی از فایل شما وجود داشته باشد. مگر اینکه شما (یا کسی) علامت یا تیک گزینه های ذخیره خودکار را از قسمت option برداشته باشد. اما اگر این گزینه فعال باشد نسخه دوم فایل را خواهید یافت.
کورسو امید دیگری که برای پیدا کردن فایل می‌تواند به کمک شما بیاید استفاده از ترفند زیر است.
در صورت استفاده از ویندوز 7 ، 8 و ویندوز ویستا نسخه‌ی Business and Ultimate آموزش زیر را دنبال کنید.
اگر نسخه قدیمی فایل مورد نظرتان وجود داشت بر روی همان فایل راست کلیک کنید. سپس بر روی Properties کلیک کنید و به زبانه‌ی Previous Versions بروید. اگر این زبانه وجود داشته باشد شما باید لیستی از تاریخ را مشاهده کنید. بر روی یکی از تاریخ‌هایی که فکر می کنید فایل مورد نظرتان سالم است دوبار کلیک کنید تا فایل باز شود.