معروف‌ترين فرمت اسناد در اينترنت است و كاربران روزانه با آن سروكار داشته و براي تبديل فايل‌هاي خود از اين فرمت استفاده مي‌کنند. قوي‌ترين و بهترين نرم‌افزار براي كار با PDF، نرم‌افزار خود شركت ادوبي يعني Adobe Acrobat Pro است. اين برنامه تقريباً هر آنچه را يك كاربر حرفه‌اي PDF نياز دارد، در خود گنجانده؛ به‌طوري كه هيچ محدوديتي در اين زمينه نداشته و هر كاري را كه موردنظرتان باشد، مي‌توانيد با اين برنامه انجام دهيد. برخي از مهم‌ترين ابزارها و قابليت‌هاي اين برنامه را به صورت عملي مرور مي‌كنيم:
ساخت PDF
اولين ابزاري كه هر كاربر نياز دارد، ساخت PDF است. يك عكس، فايل متني، فايل اكسل، يك فرمت گرافيكي، فروم اينترنتي، ايميل و هر چيزي كه فكر كنيد، قابليت تبديل شدن به يك فايل PDF را دارد؛ اگر بخواهيد! وقتي Acrobat Pro را به‌طور كامل روي ويندوز نصب مي‌كنيد، يك پنل در نرم‌افزارهاي معروفي مانند آفيس مايكروسافت ساخته مي‌شود كه امكان تبديل يك فايل به PDF را فراهم مي‌كند.
در اين پنل كافيست روي گزينه Create PDF كليك كنيد و مراحل كار را ادامه دهيد تا PDF ساخته شود. در خود نرم‌افزار Acrobat Pro از ابزار Create PDF در منوي File و همچنين در نوار ابزار اصلي مي‌توانيد هر چيزي را به PDF تبديل كنيد. يك نگاه به فرمت‌هاي پشتيباني اين نرم‌افزار
اين موضوع را ثابت مي‌کند. بسته به اين‌كه چه چيزي را مي‌خواهيد به PDF تبديل كنيد، مي‌توانيد يكي از گزينه‌هاي اين بخش را انتخاب کنيد. براي مثال، اگر مي‌خواهيد يك وب‌سايت را PDF كنيد، گزينه PDF form Web Page را انتخاب و آدرس سايت را وارد کنيد.
با گزينه Capture Multiple Levels نيز مي‌توانيد تا چندين شاخه و زيرسايت را در اين فايل PDF بگنجانيد. همان‌طور كه مي‌بينيد، سايت اصلي و چندين زيرشاخه‌اي كه تعيين كرده‌ايد، به‌طور خودكار به فرمت PDF تبديل مي‌شوند.
براي تبديل عكس يا مجموعه‌اي از عكس‌ها، با انتخاب گزينه PDF form Files، وارد مسير عكس‌ها شده و آن‌ها را با هم انتخاب كنيد. براي هر عكس يك PDF ساخته مي‌شود.
ادغام چندين PDF
ممكن است بخواهيد چندين فايل PDF را به يکديگر بچسبانيد. اين‌كار با گزينه Combine امكان‌پذير است. روي اين ابزار كليك كرده و گزينه Merge File را انتخاب كنيد. در مرحله بعد با گزينه Add File، فايل‌هاي PDF موردنظر را انتخاب و وارد برنامه کنيد. با Move Up و Move Down مي‌توانيد ترتيب پشت سر هم قرار گرفتن فايل‌ها را مشخص كنيد و در پايان كليد Combine Files را فشار دهيد. يادتان نرود، فايل نهايي را ذخيره كنيد.
افزودن يا حذف
كار بعدي، افزودن يا حذف يك صفحه به يك فايل PDF است. فايل موردنظر را با گزينه Open باز کرده و از نوار كناري سمت چپ برنامه، روي بخش Pages كليك کنيد.
اكنون تمام صفحات PDF را مي‌بينيد. صفحه موردنظر را انتخاب كرده و راست‌كليك كنيد. از انواع گزينه‌ها مانند Insert، Delete، Extract، Replace، Rotate و… را مي‌توانيد استفاده كنيد. براي درج يك صفحه، گزينه Insert را انتخاب و فايل يا صفحه موردنظر را کليک کنيد. با Extract مي‌توانيد يك يا چندين صفحه PDF را از فايل اصلي جدا و با نام ديگري ذخيره کنيد. با Replace مي‌توان يك صفحه را با صفحه ديگري از PDF جايگزين كرد. با گزينه‌اي به نام Crop نيز مي‌توانيد بخش‌هايي از يك صفحه يا تمام صفحات PDF را حذف كنيد.
فقط يادتان نرود، پس از هر تغييري، بايد فايل را دوباره ذخيره كنيد.
كامنت‌گذاري
گاهي نياز داريد روي يك صفحه يا تمام صفحات يك PDF، كامنت يا يادداشت بگذاريد يا چيزي را علامت‌گذاري كنيد. اين‌كار ميان دانشجويان و منشي‌ها بسيار رايج است و زياد به‌كار مي‌آيد. فايل موردنظر را باز و ابزار Comment را انتخاب کنيد. نوار Comment & Markup را فعال كنيد تا راحت‌تر كامنت و علامت‌گذاري روي PDF را انجام دهيد.
با اين نوار ابزار مي‌توانيد كارهاي متنوعي انجام دهيد. با Sticky Note مي‌توانيد براي هر بخشي از PDF يك كامنت بگذاريد. كافيست روي اين آيكون كليك كرده و آن را روي بخش موردنظر قرار دهيد و متن خود را درون باكس بنويسيد.
مي‌توانيد حالت باكس را از مربعي به هر شكل ديگري با كليك روي Options در باكس و سپس Properties تغيير دهيد.
با گزينه‌هاي ديگر اين ابزار مي‌توانيد هر کاري كه مي‌خواهيد روي PDF انجام دهيد و اين كارها را براي تمام صفحات PDF به‌طور خودكار تكرار كنيد.
قفل‌گذاري
برنامه Acrobat Pro قابليت‌هاي امنيتي زيادي را براي كاربران فراهم مي‌كند. به‌طوري كه مي‌توانيد از فرمت PDF براي رمزنگاري يك فايل متني و از كليدهاي 128 بيتي براي رمزگشايي استفاده كنيد اما مهم‌ترين كاري كه مي‌توان روي يك فايل PDF انجام داد، قفل كردن آن با يك رمز عبور ساده است. فايل PDF را باز كنيد و روي آن راست‌كليك كرده و گزينه Document Properties را انتخاب كنيد. وارد برگه Security شود و گزينه Security Method را روي Password Security قرار دهيد. پنجره‌اي باز مي‌شود كه مي‌توانيد رمز عبور، مجوز تغيير در PDF يا پرينت آن را تنظيم كنيد.
در پايان OK کرده و دوباره رمز عبور را وارد کنيد. اكنون براي هر بار باز كردن فايل PDF يا هر كار ديگري به رمز عبور نياز است.
فارسي‌نويسي در PDF
اين ابزار برايتان بسيار جالب و كاربردي خواهد بود. اين‌كه بتوانيد در يك فايل PDF، فارسي بنويسيد. اين قابليت براي پر كردن فرم‌هاي استخدامي يا فرم‌هاي قرارداد با فرمت PDF بسيار كاربرد دارد. PDF را باز كنيد و از منوي Tools، ابزارTool Typewrite را انتخاب کنيد. اين ابزار به برنامه افزوده مي‌شود.
روي قسمتي كه مي‌خواهيد متن را وارد كنيد، كليك كرده، فونت و اندازه آن و همچنين رنگ فونت را انتخاب و شروع به تايپ كنيد. جالب است بدانيد، PDF تمام فونت‌هاي فارسي را مي‌شناسد. اگر متن تايپي شما درست در باكس موردنظر تايپ نشد، نگران نباشيد، چون مي‌توانيد با ابزار «دست» باكس‌هاي متن را به راحتي جا‌به‌جا كنيد. البته ابتدا با كليك روي گزينه Typewrite بايد اين ابزار را غيرفعال كنيد. براي وارد كردن متون انگليسي كاري به مراتب راحت‌تر پيش‌رو داريد.
فشرده‌سازي و تبديل فرمت
يكي از ويژگي‌هاي PDF، كيفيت بالاي نمايش اسناد و تصاوير است اما همين موضوع حجم فايل‌ها را نيز افزايش داده و گاهي يك صفحه PDF چندين مگابايت حجم دارد كه نمي‌توان از طريق ايميل يا وب آن را منتقل كرد. براي كاهش حجم و كيفيت PDF، فايل را باز كرده و از منوي File گزينه Save As را انتخاب کرده، سپس از گزينه Save As type، فرمت Optimized PDF را انتخاب و Save كنيد.
حجم فايل به شدت كاهش مي‌يابد و اكنون مي‌توانيد به راحتي آن را ايميل يا روي فلش كپي كنيد. اگر دقت كنيد، در همين بخش مي‌توان PDF را به فرمت‌هاي ديگري مانند فرمت‌هاي تصويري، متني، وب و بانك اطلاعاتي تبديل كرد كه برخي مواقع به آن‌ها بسيار نياز داريد.
افزودن سر/پاصفحه
كار جالب ديگري كه مي‌توانيد روي فايل‌هاي PDF انجام دهيد، افزودن سر/پاصفحه است. از منوي Document وارد Header & Footer شده و براي ساخت سر/پاصفحه جديد گزينه Add، براي به‌روزرساني گزينه Update و براي پاك كردن Remove را كليك كنيد. با گزينه Add پنجره‌اي مانند تصوير 15 گشوده مي‌شود. در اين پنجره مي‌توانيد فونت و اندازه آن، اندازه حاشيه‌ها و بخش‌هاي مختلف سر/پاصفحه را تعريف كنيد. شماره صفحه، تاريخ، تعيين فرمت‌هاي تاريخ و شماره صفحه و پيش‌نمايشي از آن‌ها را مي‌توانيد در اين بخش ببينيد و در نهايت OK كنيد.
مشاهده صفحات زوج و فرد
يكي ديگر از مشكلات رايج ميان كاربران، مشاهده صفحات فرد و زوج و توأم و در کل مشاهده PDFهاي خاص است. Acrobat Pro در منوي View گزينه‌ها و تنظيمات بسيار جالبي دارد كه برخي از آن‌ها را سريع اشاره مي‌كنيم. براي مشاهده صفحات دوتايي يا زوج و فرد از بخش Page Display گزينه Two-Up را تيك بزنيد.
دو گزينه ديگر پايين همين بخش را هم تيك بزنيد تا بتوانيد صفحات PDF را درست ببينيد. براي چرخاندن صفحات نيز از گزينه Rotate View استفاده كنيد. براي نمايش صفحات و حذف تمام ابزارها و نوارها گزينه Reading More و براي نمايش سطر و ستون PDF، گزينه Curser Coordinate را تيك بزنيد.
مهر كردن PDF
اگر جزوه‌اي نوشته‌ايد و دوست داريد ديگران از آن استفاده كنند اما نگران كپي غيرمجاز آن هستيد، بايد از قابليت Watermark استفاده كنيد و نام يا ايميل يا حق كپي‌رايت خودتان را روي تمام صفحات جزوه PDF شده مهر كنيد. از منوي Documents، گزينه Watermark را انتخاب کنيد. در محل Text، متن خود را بنويسيد، رنگ، فونت، اندازه، اندازه سايه/روشن، درصد بزرگ‌نمايي، زاويه و محل قرارگيري مهر و ديگر تنظيمات را انجام داده و OK كنيد.
پرينت چندين صفحه‌اي در يك صفحه
اين ترفند نيز براي دانشجويان بسيار كاربردي است. اين‌كه بتوانيد چندين صفحه PDF را در يك صفحه چاپ کرده و در كاغذ و هزينه صرفه‌جويي کنيد. از مسير Setup File > Print وارد Properties شده و از بخش Layout Options، گزينه Multiple Pages Per Side را انتخاب و تعداد صفحات در هر صفحه را تعيين كنيد.
همچنين مي‌توانيد ترتيب اين صفحات را تنظيم كنيد. OK كرده و براي چاپ PDF اقدام کنيد.
افزودن فونت و عكس
ممكن است براي شما هم اتفاق افتاده باشد كه يك فايل PDF را باز كرده باشيد و ببينيد مشكل فونت دارد و خوانا نيست. چون فونتي استفاده شده‌است كه شما آن را روي سيستم نداريد. اين اتفاق مي‌تواند براي عكس، فايل‌هاي مالتي‌مديا و فرمت‌هاي ديگر هم رخ دهد. Acrobat Pro قابليتي دارد كه مي‌تواند سورس فونت، عكس و چيزهايي را كه در ساخت PDF استفاده شده‌است، به خود فايل PDF اضافه كند تا براي باز كردن PDF هيچ مشكلي وجود نداشته باشد. اگر با خود نرم‌افزار Acrobat Pro فايل را بسازيد، به‌طور خودكار به افزودن سورس‌ها اقدام مي‌كند. براي مثال، پس از ساختن يك فايل، آن را باز كرده و با راست‌كليك گزينه Document Properties را انتخاب کرده و وارد برگه Fonts شويد تا فونت‌هاي استفاده‌شده در اين PDF را ببينيد.
اما اگر مي‌خواهيد با نرم‌افزاري مانند آفيس يك فايل PDF بسازيد، وارد منوي Acrobat شده و گزينه Preferences را انتخاب کرده و از برگه Settings تيك Attached Source files را بزنيد
تا هنگام ساخت PDF، تمام فايل‌ها نيز ضميمه شده و ديگر خيالتان براي باز شدن آن روي هر سيستمي راحت باشد. در همين بخش، با گزينه Advanced Settings مي‌توانيد تنظيمات ديگري مانند اندازه، كيفيت و دقت، فرمت تصاوير و… را مشخص کنيد.