نحوه ذخیره پاسخ به ایمیل‌ها را که می‌تواند باعث بهره‌وری در زمان و پاسخ‌دهی سریع به مخاطبان شود را یاد بگیرید
مدیریت صندوق ورودی ایمیل چیزی است که بسیاری از سرویس‌ها اینترنتی برای کمک در انجام آن به وجود آمده‌اند. هر چند که در عمل تنها راز مدیریت ایمیل‌ها این است که در یک بازه زمانی معقول به مخاطبین مهم پاسخ داده شود.
پاسخ‌های از پیش آماده (Canned Responses) در جیمیل اجازه می‌دهد که پاسخ‌هایی برای پیام‌های رایجی که دریافت می‌کنید ایجاد نمایید و آنها را برای استفاده‌های بعدی ذخیره کنید. تنها با چند کلیک می‌توانید یک پیغام آماده را ارسال کنید تا دیگر پاسخ دادن به ایمیل‌هایی که در زمان‌های آزاد خود خوانده‌اید را فراموش نکنید. روش استفاده از پاسخ‌های از پیش آماده جیمیل به شکل زیر است:
قدم ۱: جیمیل را در مرورگر دلخواه خود باز کنید، سپس روی دکمه چرخ دنده در قسمت بالا، سمت راست کلیک کرده و تنظیمات (Settings) را انتخاب کنید.
قدم ۲: در بخش تنظیمات به سربرگ Labs بروید. در قسمت Canned Responses گزینه Enable را انتخاب کنید. دکمه Save Changes در پایین صفحه را کلیک کنید.
قدم ۳: دکمه نوشتن پیام جدید (Compose) را فشرده و شروع به نوشتن یکی از پیام‌هایی که می‌خواهید ذخیره شود کنید.
قدم ۴: وقتی نوشتن پاسخ به اتمام رسید، فلش کوچک در قسمت پایین، سمت راست را کلیک کرده و به ترتیب Canned Responses و سپس New Canned Response را انتخاب کنید. پاسخ را نام‌گذاری کنید تا بعدا به راحتی بتوانید آن را پیدا کنید.
قدم ۵: برای استفاده از پاسخ از پیش آماده، در یکی از ایمیل‌های وارده دکمه پاسخ (Reply) را بزنید، دوباره روی فلش کوچک کلیک کرده و به ترتیب Canned Responses و سپس نام پاسخی که می‌خواهید استفاده کنید را انتخاب کنید.
پاسخ‌های از پیش آماده موارد استفاده‌ای بیش از پاسخ به ایمیل‌ها دارد، همان‌طور که وبلاگ Guiding Tech اشاره می‌کند، می‌توانید از آنها برای تغییر سریع امضای پای ایمیل استفاده کنید. این وقتی مفید است که شما یک امضای کاری دارید و نیازی نیست که آن را برای خانواده و دوستان هم ارسال کنید، یا دوست ندارید همه اطلاعات تماس خود را برای یک مخاطب نا آشنا ارسال کنید.