اگر وقت زیادی برای تنظیم برنامه ورد مایکروسافت به دلخواه خود صرف می‌کنید، اینجا به شما خواهیم آموخت که چگونه این تنظیمات را ذخیره کنید.
برنامه ورد مایکروسافت ابزاری است که به خوبی قابل شخصیسازی است. می‌توانید یک فونت پیش‌فرض انتخاب کرده و حاشیه دلخواه را برای همه اسناد جدید در نظر بگیرید. می‌توانید نوار ابزار یا نوار دسترسی سریع را به دلخواه مرتب کنید. می‌توانید ماکروهای دلخواهی را ذخیره کنید.
اما اگر مراقب نباشید، ممکن است همه این شخصی‌سازی‌ها را در یک لحظه از دست بدهید. پس چگونه باید مراقب باشید:
من تمام این‌ها را در ورد ۲۰۱۰ و ۲۰۱۳ تست کردم. نمی‌توانم آن‌ها را برای نسخه‌های قدیمی‌تر تضمین کنم، اما احتمال می‌دهم که با تفاوت‌های جزئی در نسخه‌های دیگر هم صدق کنند.
بیشتر تنظیمات در یک فایل قالب (Template) به نام normal.dotm ذخیره می‌شوند. ممکن است فایل‌های قالب دیگری هم با پسوند dot یا dotx یا dotm داشته باشید، اما همین فایل normal.dotm فایل اصلی است که بقیه را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
ورد بدون فایل normal.dotm قادر به کار نیست. اگر فایل به هر دلیلی پاک شود، برنامه به طور خودکار فایل دیگری با تنظیمات پیش‌فرض مایکروسافت خلق می‌کند.
و دیگر فایل‌های قالب در پوشه Template قرار دارند. برای رفتن به آنجا روی دکمه استارت کلیک کرده یا به صفحه استارت در ویندوز ۸ بروید و %appdata%\microsoft\templates را تایپ کنید و سپس دایرکتوری ظاهر شده را باز کنید.
برای محافظت از تنظیمات خود، مطمئن شوید که این پوشه، قسمتی از پشتیبان‌گیری روزانه شما باشد. هر برنامه پشتیبان‌گیری که استفاده می‌کنید، اجازه این کار را خواهد داد، یا ممکن است به طور پیش‌فرض این کار را کرده باشد. در‌واقع ایده خوبی است که همیشه از کل %appdata% پشتیبان‌گیری کنید، که به طور معمول آدرس آن به صورت C:\yourname\AppData\Roaming است.
اگر تنظیمات خود را از دست داده‌اید و نسخه پشتیبان هم ندارید، می‌توانید روی فایل مذکور راست کلیک کرده و Restore Previous Version را انتخاب کنید. اما ممکن است این روش جواب ندهد.
قبلاً گفتم که اکثر تنظیمات در normal.dotx ذخیره می‌شوند. دو استثناء وجود دارد:
- اگر از کادرهای چکیده مطلب استفاده می‌کنید، تنظیمات آن‌ها در %appdata%\microsoft\document building blocks ذخیره می‌شوند. و در‌واقع در یک پوشه شماره‌دار، درون یک پوشه شماره‌دار دیگر، درون پوشه Document Building Block. (مایکروسافت همیشه کارها را آسانتر نمی‌کند!)
- اگر از تصحیح خودکار (Autocorrect) استفاده می‌کنید، تنظیمات اعمال شده در هیچ فایل قالبی ذخیره نمی‌شوند. بلکه در فایلی با پسوند acl در %appdata%\microsoft\office ذخیره می‌شوند. احتمالاً چندین فایلacl خواهید دید. از همه آن‌ها پشتیبان تهیه کنید. حجم زیادی ندارند.
همان‌طور که گفتم بهتر است از کل %appdata% پشتیبان بگیرید.